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(一)“有必要做”和“我要做” 我把一个人每天悉数要做的作业,大致划分红两部分:“有必要做”和“我要做”。 什么意思呢?前者指的是“为了坚持生计所不得不做的作业”,后者指的是“我发自内心想做的作业”。 举几个比方:通勤,开会,日常重复的机械性业务 —— 比方填表、收拾文档、拉取数据,这些都归于前者。 吃饭,睡觉,打扫卫生,假如有孩子,还要带孩子、哄孩子,这些也归于前者。 假如你习气在家煮饭,那么还得算上买菜、备菜、煮饭、洗碗、整理灶台油污的时刻,等等,这些都归于“有必要做”。 为什么咱们每天都觉得不堪重负?许多时分便是由于,咱们的时刻,被这些鸡毛蒜皮、无关紧要的小事填满,每逢咱们想歇口气时,它们又悄然冒出来,让你感觉,每天都在堕入一个漆黑的无底洞。 更可怕的是:当咱们总算把它们消除掉了、腾出了时刻,咱们往往又会觉得“好累啊,让自己歇息一下吧”。所以,咱们用文娱来添补本该是“我要做”的时刻,把它们浪费掉。 这导致什么呢?咱们每天都在做着“有必要做”的作业,都在为了坚持生计而奔走,而仅剩的一点时刻,却又轻易地它溜走。日复一日,一天就这样过去了,终身也就这样过去了。 这便是一个不为人知的本相:吞噬你时刻的,往往并不是巨大而杂乱的事物,而是这些涣散在每一天里边的、平铺直叙的日常。 所以,我要跟你共享榜首个大准则便是:想办法紧缩悉数“有必要做”,极力腾出时刻,去做“我要做”。 无妨试一试,把自己每天、每周,悉数的“有必要做”列出来,再逐条去问自己: (1)这件作业必定要做吗?不做成果会怎样样?我能不能尽量延迟或爽性抛弃? 比方:领导随手丢给你一个活,这个活必定要做吗?其实无妨判别一下,假如没有清晰的截止时刻,领导好像也不是很上心,那无妨先放着,等有空再说。 (2)我能否把它外包、移送出去?或许紧缩流程,运用东西,来削减它的时刻? 假如你需求每天煮饭,那能否尽或许紧缩流程?比方,一次性买齐三天或一周的菜;购买现已加工好、备好的资料包;用更简略、更流程化的烹饪方法……等等。 (3)假如上面都不可,我能否将它们「化零为整」,会集起来组织一个时刻去处理,防止打乱自己的节奏和状况? 举个比方,我常用的方法,是树立一个清单,叫做“Dessert”。然后,把悉数“不得不做”的小事,悉数丢进里边。每一天,等手头的作业告一段落,或是需求歇息一下时,就翻开这张清单,一件一件去做。 一方面,这能够协助我切换思绪,康复精力;另一方面,又能够防止这些小事占用我正常的时刻,影响我的状况和节奏。 只要直面这些“时刻黑洞”,咱们才干取得自在。 (二)方针感和含义感 在榜首点中,或许有些朋友会说:你说得很对,但是我就喜爱煮饭呀,煮饭对我来说是一种享用,我干嘛要“紧缩”它的时刻呢? 很简略,这时,煮饭对你来说,就不是“有必要做”了,而是一种享用日子趣味的“我要做”。这当然是没有任何问题的。 不过,只是停留在这一步,或许还不行。我会主张你:带着“方针感”去日子。 “方针感”是指不只是满意于手头的作业,更要去考虑,从久远来看,它的含义是什么?它能够怎样协助我到达更高层次的方针? 这儿要提一个概念:OKR方针思想。 传统的KPI,是自上而下的:上级给你指定一个要求,你想方设法去完结它,只看成果,不问其他。 但OKR的思想,更多是一种自下而上的平衡和调和:咱们坐在一同,经过交流,一同得出一个一致:咱们的方针是什么?(Objectives)。然后,每个人再分头去考虑:环绕这个方针,我能够做些什么,来更好地满意它、到达它(Key Results)? 虽然OKR首要用在职场里,但在日子中,咱们也能够从中得到两个启示。 榜首个启示,是跳脱你的“圈层规训”,更多地从你的自主性动身,去考虑:“我想要什么?”而不是“我应该怎样样”。 什么意思呢?举个比方:每个人在日子中都会有许多人物,公司里的部分主管,伴侣面前的另一半,子女眼中的爸爸妈妈,等等。但这些人物往往都是他人贴在咱们身上的标签,它们承载的,是他人对咱们的了解和期望,也是这个身份悉数必要尽到的责任和责任。 你有没有想过,除去了这些身份和标签之外,你想做的事,想过的日子,是什么样的? 许多人总是在说“今后”、“等有机会了”、“将来”……不要再无期限推延了,不要为了满意他人的期望而活着。无妨问一问自己:那些我真实想做的,能够给予我热情和满意感的,能让我感到存在的含义的,终究是什么? 这些才是你的“方针”。 第二个启示,是把方针分化到日子中,让通往方针的途径,成为你的“我要做”。 假如你想开一间店,那么,你能够试着去准备一笔金钱,去学习相关的知识,去知道和触摸职业里的人,去寻求潜在的合作同伴和团队同伴,去做一些细小的知识和探究……这些都能够组织起来,作为你年度、季度、月度的“要害成果”。 要害在于:当你在做一件作业的时分,你是单单为了它本身而做,仍是为了一个更高层次的含义而做? 这便是“方针感”。带着方针感去做一些短期未必有用,但久远来看,跟你的“方针”坚持一致的作业,才是确保你不断前进、生长 。而不是“每天循环往复地重复”的要害。 当然,也或许有朋友会问:但是我为什么必定要寻求生长呢?我莫非就不能安于现状吗?当然也是能够的。不过,这样的读者应该也不会喜爱看我的文章吧。 (三)过滤箱 过滤箱是时刻管理的一个中心技巧。能够说,把握了过滤箱,你就现已有才能,自己构建出一套合适自己的管理体系了。 什么是过滤箱呢?想一想:咱们写在待办清单里边的事项,或许有好几十件。这儿边,或许有长时刻的,短期的,重要的,非有必要的,需求用电脑完结的,需求手机的,或许还有购物清单、学习清单、待看的影视剧清单…… 这么多的作业,我该怎样快速选出“我此时此刻要做的作业”呢? 这便是过滤箱的效果。它的实质其实便是“场景”:在不同的场景,我或许有不同的作业要做,那么,无需我手动去找,我就能够经过事前界说好的规矩,把适用于该场景的使命悉数出现出来。 最简略的过滤箱,便是标签。举个自己的比方:我的使命清单里边,会对不同的使命打上标签,比方:购物,学习,文娱,外出,考虑…… 这样,当我出门购物时,翻开“购物”标签,就能直观看到有哪些东西是要买的;当我忙完手头的作业、想歇息一下时,翻开“文娱”标签,就能选一部片子开端看;当我在外面,暂时没有作业能够做时,翻开“考虑”标签,就能看到有哪些问题需求进一步考虑,就能够把这些碎片时刻运用起来…… 这两年我去深圳去得多,所以乃至还放了一个“深圳”标签。平常看到一些风趣的小店就随手放进去,当我到深圳出完差,就能够按图索骥去逛一逛、看一看。 再举个比方:假如你的团队里有三个人,暂时称为小白、小王和小火锅,那么,无妨在记载使命时,随手打上他们的姓名作为标签。这样,翻开“小火锅”标签,就能够快速看到,他完结了哪些作业,现在还有哪些使命需求跟进。 这些是最简略的做法。许多时分,状况或许会更杂乱一些。比方:我现在状况十分好,想把这一周里优先级最高的那件作业赶忙拿出来完结,怎样做呢?我就能够树立一个过滤箱,令其满意:时刻=本周且优先级=最高且标签=无。 再比方,明日周五了,我想把团队里现已过了截止日期、但还没搞定的使命汇总一下,击打击打他们,怎样树立过滤箱呢?就能够是:时刻=已过期 且 标签=小白or小王or小火锅。 再比方:我想总结一下,上个月都干了哪些比较重要的作业,那么就能够是:时刻=上个月 且 标签=无 且 优先级不等于无(这样就能够把设置了优先级的都挑选出来)。 诸如此类。 在绝大多数使命管理软件中,每一个使命,一般都有4种特点:清单(有些叫项目),标签,时刻,优先级,每个特点又能够有不同的取值。因而,奇妙地组合它们,就能够构建出几十上百种不同的条件,来满意你的需求。 基本上,只要是需求重复运用的场景,都能够为它树立一个过滤箱,成为一个固定的视图。 简直悉数的使命管理软件都有这个功用(不同的东西,或许会写作“智能清单”、“挑选”、“透视”,功用是相同的),当然,大多数需求付费。 假如你每天要做的作业很少,或许用不上;但假如作业许多,又不期望在繁复的条目里边来回翻找,那这个功用是十分必要的。 (四)搜集和分发 悉数的时刻管理方法和东西,实质上,其实都是在处理一个问题:怎样完结有用的搜集和分发? 打个比方:你能够把咱们的时刻看作一辆列车。每天,列车都会从起点站动身,驶向终点站。在这个过程中,不断会有人上车(搜集)、下车(分发) —— 那么,怎样把每位上车的乘客都顺畅送到他们的意图地,便是咱们要到达的意图。 经典的 GTD 作业法,思路是这样的: (1)把悉数想到的、突发的使命,悉数记下来,清空大脑。 (2)2分钟内能否完结?能,马上去做。不能,进入下一步。 (3)是一个主意仍是一个举动?前者,放进仓库里待用;后者,进入下一步。 (4)是一个杂乱项目仍是一个简略举动?前者,把它拆解成一系列简略举动;后者,进入下一步。 (5)终究,决议它的终究去向:今日待办;组织给他人;推延。 严厉饯别这套流程,就能够使得每一个使命,终究都能活动到一个合理的“归宿”,不遗失,不延迟。 另一个 AutoFocus 方规律更简略:列一张清单,每有新的使命进来,就添加到清单底部。作业时,从清单顶部往下逐条查看,觉得哪一项使命想做就马上去做,做完再把它划掉,从头从顶部开端往下查看,循环往复。 我自己的流程是这样: (1)发生任何主意或使命时,马上记下来。 (2)假如是主意或信息,转移到笔记软件里边,藏着备用。 (3)每天定时对使命进行检视,假如有清晰场景的,打上标签。没有的进入下一步。 (4)预估使命完结所需的时刻和截止日期,给使命标上时刻。假如不重要的,就先放着。 (5)假如一项使命长时刻停留在“已过期”或“待组织”里边,那就阐明它不是那么重要,考虑把它删掉。 悉数的待组织事项,放在作业台的“已过期”和“无日期”里边。 继续跟进,指的是组织给他人履行的作业。 长时刻方针,指的是在第二点“方针感与含义感”中说到的OKR。 你能够参阅我的流程,自己树立一套使命分发流程。大体上,满意这几个条件就好了。 1.先把使命一致搜集到搜集箱里,再每天定时对使命进行查看,挑出“需求做的” 这样做的意图,是把搜集箱当成一道筛子,对使命筛一遍。只要那些真实重要的、有必要去做的,才会进入正式的履行流程。其他的,先放着,真实组织不上就删掉。 这能够协助咱们做到“聚集”,防止把时刻花在无用的小事上面。 2.每一个使命都有必要有归宿 要使一套流程能够长时刻、继续作业下去,就有必要能够坚持恰当的空间,不会使到使命无限制地堆积。所以,每一个使命,要么去履行,要么组织清晰的时刻去履行,要么把它整理掉,不要让它们悉数堆积在清单里。 3.化囤积为活动 这一点首要是针对进入笔记的主意和信息。咱们总是特别喜爱囤积,但不喜爱消化 —— 你每天或许把数十条信息丢进笔记里,却再也不会去看它们一眼。 这就导致了:一朝一夕,你连笔记里有哪些信息,自己都记不得了。又怎样能让这些信息派上用场呢? 所以,我同样在笔记里树立了一个过滤箱「本周」,定时翻开,检视一下:这周又新增了哪些笔记?我能够怎样处理它们?是整合起来,去查询相关信息,仍是去弥补完善它们? 需求履行的,就依照前面的流程,新增使命到待办清单里边。 (五)精力和时刻块 请你快速答复一个问题:你以为,每天真实能用在作业上,完结有用产出的时刻,是几个小时? 8小时?7小时?6小时? 但实践上,许多研讨标明:在传统的 8 小时作业形式下,大多数办公室白领实践的作业时刻,大约在 3-4 个小时左右。 比方:作业心理学家 K.
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